AI-hulpmiddelen kunnen gesprekken vertalen of een samenvatting voorstellen. Voor een organisatie is het belangrijk om vooraf te begrijpen welke informatie wordt verwerkt en wie de uitkomst kan raadplegen.
Begin bij het doel en de gegevens
Bepaal eerst wat het hulpmiddel moet toevoegen en of u voor dat doel een opname of transcript nodig hebt. Een gesprek kan klantinformatie, prijzen of persoonsgegevens bevatten. Controleer welke gegevens het hulpmiddel verzamelt, waar ze worden verwerkt en hoe lang ze bewaard blijven.
Maak afspraken vóór het overleg
- Informeer deelnemers vooraf over het gebruik van het hulpmiddel en volg de privacyafspraken van uw organisatie.
- Controleer welke accounts toegang hebben tot opnames, transcripties en notities.
- Spreek af waar de gegevens bewaard worden en wanneer ze worden verwijderd.
- Gebruik voor een eerste proef een intern overleg zonder gevoelige klant- of personeelsinformatie.
- Vergelijk de samenvatting met de besproken afspraken; een automatisch verslag kan fouten bevatten.
Laat iemand verantwoordelijk blijven voor beslissingen, eigenaars en deadlines. Vraag bij vragen over persoonsgegevens of opnames advies aan uw privacyverantwoordelijke.