U stapt over naar andere software of gebruikt een clouddienst nauwelijks meer. Opzeggen lijkt dan een eenvoudige besparing. Maar klantdossiers, bijlagen of automatische koppelingen kunnen nog van dat abonnement afhangen. Plan daarom eerst de overdracht en pas daarna het einde van de dienst.
Ga niet uit van één vaste bewaartermijn
Toegang en verwijdering hangen af van aanbieder, product en overeenkomst. Microsoft beschrijft voor zakelijke Microsoft 365-abonnementen verschillende levensfasen en uitzonderingen per aankoopkanaal. Een termijn van een ander abonnement is dus geen herstelgarantie voor het uwe. Laat uw leverancier de toepasselijke einddatum en exportmogelijkheden bevestigen.
Controleer de overdracht inhoudelijk
- Inventariseer wat u moet behouden: bestanden, berichten, bijlagen, instellingen en relevante historiek.
- Maak de export zolang u nog de nodige toegang hebt.
- Open een representatieve selectie en controleer of belangrijke onderdelen volledig en bruikbaar zijn.
- Test de invoer en dagelijkse werkwijze in het nieuwe systeem voordat het oude wordt afgesloten.
- Leg vast waar de gegevens bewaard blijven en wie daarna toegang heeft.
Vergeet de onzichtbare koppelingen niet
Denk aan formulieren, facturatie, rapporten, agenda’s en toepassingen die via hetzelfde account aanmelden. Laat de beheerder die afhankelijkheden beoordelen en de nieuwe route testen. Een werkende export zegt nog niets over een websiteformulier dat naar de oude dienst blijft sturen.
Bewaar de bevestigde afspraken
Noteer wie opzegt, op welke datum toegang eindigt en welke verwijderbevestiging beschikbaar is. Stem benodigde bewaartermijnen af met de verantwoordelijke voor uw administratie of privacy. Eagle IT kan helpen de technische overdracht en de nog open controles zichtbaar te maken; de opzegvoorwaarden blijven die van uw concrete overeenkomst.