Handleidingen Office

1. Shared Mailbox Toevoegen

1.1 Shared Mailbox Toevoegen in Outlook voor Windows
1.2 Shared Mailbox Toevoegen in Outlook voor Mac
1.3 Shared Mailbox Toevoegen in Outlook voor Android
1.4 Shared Mailbox Toevoegen in Outlook voor iPhone/ iPad

2. Out of Office instellen

3. 'Report Message' Add-in / Spamknop toevoegen in Outlook

4. MFA / 2FA / Microsoft Authenticator instellen

Via deze handleidingen geven we graag wat extra uitleg over enkele vaak gebruikte Officefuncties.  
Dit lijstje zal steeds verder evolueren, naar gelang waar we merken dat de meeste vragen over zijn door jullie, onze trouwste klanten. :-)

Dikwijls zijn er vele wegen om hetzelfde te bekomen, of occasioneel een uitzonderingen waardoor onze favoriete manier hier meegegeven, toch net niet werkt bij jou. We geven deze handleidingen dus zeker onder voorbehoud informatief mee, met als doel zo eenvoudig, doeltreffend en generiek mogelijk te zijn. Zijn er alsnog vragen of onduidelijkheden, of heb je gewoon liever dat een medewerker van Eagle IT het voor u uitvoert, staan wij natuurlijk altijd voor je klaar! 

Hieronder volgen de handleidingen in stappenplannen. 

1.1 Shared Mailbox Toevoegen in Outlook voor Windows

Voeg Account toe in Outlook
Shared_Mailbox_tutorial
Open Outlook en klik op Bestand of 'File'.
Klik daarna op de knop “AddAccount” of “Account Toevoegen”
Vul het Shared Mailbox adres in
Shared_Mailbox_tutorial
Vul e-mailadres in van gewenste mailbox.

Outlook vraagt hierna om een paswoord.
Klik hier op ”Sign in with another account” of “aanmelden met ander account”


Shared_Mailbox_tutorial_3
Vul vervolgens je eigen e-mailadres en wachtwoord in.
Shard_Mailbox_tutorial_4
Vul hier je eigen e-mailadres in.
En gebruik vervolgens je eigen paswoord.
Shared_mailbox_5
Herstart Outlook
Als alles goed gaat, is de mailbox nu toegevoegd, en kun je een eventueel een andere mailbox toevoegen.
om de mailbox te zien, moet je wel even Outlook herstarten.

1.2 Shared Mailbox Toevoegen in Outlook voor Mac

Voeg account toe in Outlook
Shared_Mailbox_Tutorial_Mac_1
ga in de bovenbalk naar “Tools > Accounts”


Klik op Advanced/geavanceerd
Of in nieuwere versies, klik op “Delegates and Sharing”

Shared_Mailbox_Tutorial_Mac_2
Voeg account toe in het juiste tabblad
Ga naar tabblad “Delegates”, en klik in de het onderste deel op het plusteken. 
Shared_Mailbox_Tutorial_Mac_3
Voeg hier het mailadres in dat je wilt koppelen, en klik op “Add”
Shared_Mailbox_Tutorial_Mac_4
Afronden en herstarten
Voor bovenstaande opnieuw uit als je een nieuwe gedeelde mailbox wilt toevoegen.
Als alles is toegevoegd is het mogelijk dat outlookherstart moet worden.

Rechterklik (of houdt de muistoets ingedrukt tot het menu verschijnt) en klik op “Quit”.

Start Outlook opnieuw op.

Shared_Mailbox_Tutorial_Mac_5

1.3 Shared Mailbox toevoegen in Outlook voor Android

Open de Play Store, zoek naar Outlook en installeer
Zoek de app genaamd 'Play Store' op uw smartphone. Zoek binnen deze app naar de app 'Outlook'. Open en klik op installeer.
Open de Outlook app (voor de eerste keer) op uw toestel, en voeg de mailbox(en) toe
Doorloop de wizard. Meld je aan bij je primaire account in Outlook voor Android. 

Tik op de knop 'Account toevoegen' in het linker navigatiepaneel, en dan op 'Gedeelde mailbox toevoegen'. 

Voeg een account toe aan de Outlook-app. Als je meerdere accounts hebt in Outlook Mobile, selecteer dan het account dat toestemming heeft om toegang te krijgen tot de gedeelde mailbox. Voer je e-mailadres in.
Kijk en test
Na het voltooien van het instellen van het account, zal de gedeelde mailbox verschijnen in je accountlijst in Outlook voor Android. U kan even een e-mail sturen naar jezelf om te testen of alles werkt.
Optioneel: MFA en verwijder mailbox
Om een gedeelde mailbox te verwijderen, ga naar Instellingen > Accounts. Tik vervolgens op de gedeelde mailbox en selecteer 'Account verwijderen'.

Het kan zijn dat er nog een aantal extra vragen gesteld worden tijdens het toevoegen van mailboxen, waarin men je vraagt om de Microsoft Authenticator te installeren. Doorloop deze zeker voor de belangrijke extra beveiligingslaag. Hulp bij nodig? Klink op onderstaande link:
4. MFA / 2FA / Microsoft Authenticator instellen

1.4 Shared Mailbox toevoegen in Outlook voor iPhone

Open de App Store, zoek naar Outlook en installeer
Zoek de app genaamd 'App Store' op uw smartphone. Zoek binnen deze app naar de app 'Outlook'. Open en klik op installeer. 
Open de Outlook app (voor de eerste keer) op uw toestel, en voeg de mailbox(en) toe
Doorloop de wizard. Meld je aan bij je primaire account in Outlook voor iOS of Android. 

Tik op de knop 'Account toevoegen' in het linker navigatiepaneel, en dan op 'Gedeelde mailbox toevoegen'. Voeg een account toe aan de Outlook-app. 

Als je meerdere accounts hebt in Outlook Mobile, selecteer dan het account dat toestemming heeft om toegang te krijgen tot de gedeelde mailbox. Voer je e-mailadres in. 
Kijk en test
Na het voltooien van het instellen van het account, zal de gedeelde mailbox verschijnen in je accountlijst in Outlook voor iOS. U kan even een e-mail sturen naar jezelf om te testen of alles werkt. 
Optioneel: MFA en verwijder mailbox
Om een gedeelde mailbox te verwijderen, ga naar Instellingen > Accounts. Tik vervolgens op de gedeelde mailbox en selecteer 'Account verwijderen'.

Het kan zijn dat er nog een aantal extra vragen gesteld worden tijdens het toevoegen van mailboxen, waarin men je vraagt om de Microsoft Authenticator te installeren. Doorloop deze zeker voor de belangrijke extra beveiligingslaag. Hulp bij nodig? Klink op onderstaande link:
4. MFA / 2FA / Microsoft Authenticator instellen

2. Out of Office instellen

Ga naar de website
Out_Of_Office_1
Login op outlook.office.com
Klik op het tandwiel bovenaanrechts
Helemaal onderaan kan je nu klikken op
 'Alle Outlook-instellingen weergeven'
Out_Of_Office_2
Klik op 'Automatisch Antwoorden'
Out_Of_Office_3
Je kan nu klikken op 'E-mail' => 'Automatische antwoorden' => 'Automatische antwoorden zijn ingeschakeld'
Bericht typen en opslaan
Vervolgens kan u uw bericht typen, zowel voor binnen als buiten de eigen organisatie.
Wij raden aan om ook 'antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden' aan te vinken en de timing aan te duiden,
zodat je deze stappen niet moet herhalen wanneer je terug op kantoor aankomt.

Klik op opslaan en klaar!

3. 'Report Message' Add-in / Spamknop toevoegen in Outlook

Open Outlook en navigeer naar 'Manage Add-ins' of 'Invoegtoepassingen beheren'
Report Message Add-in stap 1
NL: In Outlook, ga naar 'Bestand' > 'Info' > 'Invoegtoepassingen beheren.
Dit opent automatisch de Outlook Online omgeving en vervolgens het 'add-in selectie scherm'.

En: In Outlook, go to 'File' > 'Info' > 'Manage (COM) Add-ins'.
This opens up the OutlookOnline interface, and opens up the add-in selection screen.
Zoek naar de 'report message' add-in
NL: Zoek voor de 'report message' add-in in het zoekveld. Klik vervolgens op toevoegen.

EN: Search for the 'report message' add-in in the search field. Next, click 'add'.
Report Message Add-in stap 2Report Message Add-in stap 3Report Message Add-in stap 4
Herstart Outlook en navigeer naar 'start' / 'message'
NL: Herstart Outlook. Navigeer naar 'start' of 'bericht'. Je zal 'Bericht rapporteren' zien staan aan de rechterzijde van het lint.  

EN: Reboot Outlook. Navigate to 'start' or 'message'. You will see the 'Report Message' button.
Report Message Add-in stap 5
Gebruik de knop bij spam/ phishing e-mails.
NL: Klaar! Nu kan je deze knop gebruiken om Outlook en Microsoft365 te trainen in de spam en phishing filtering. Als je aanvinkt dat het bericht ook naar Microsoft mag gestuurd worden, werkt deze feature nog beter. 

EN: Finished! Now you can use this add-in to train Outlook and the Microsoft365 spam-filter. When reporting a message as SPAM/Phishing, it will automatically be removed to the junkmail folder. For better results, also check to send the report to Microsoft.
Report Message Add-in stap 6

4. MFA / 2FA / Microsoft Authenticator instellen

Doorloop de stappen zoals ze op uw scherm staan omschreven. Of bekijk hier de volledige .pdf. 
Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van uw organisatie, wat het besturingssysteem is van uw mobiel apparaat, alsook op welk apparaat u de stappen doorloopt, kan de procedure wat verschillen. We hebben daarom een uitgebreidere PDF dat u hieronder kan bekijken, maar geven in volgende 3 stappen wel algemene uitleg over de opzet, de werking en de noodzaak van MFA, zodat u een allesomvattend beeld krijgt hieromtrent. 
MFA handleiding
De Opzet
Multi-Factor Authenticatie (MFA) of Two-Factor Authenticatie (2FA) is een beveiligingsmechanisme dat gebruikers verplicht om twee of meer verificatiemethoden te gebruiken om hun identiteit te bevestigen. Deze methoden kunnen iets zijn dat de gebruiker weet (zoals een wachtwoord), iets dat de gebruiker heeft (zoals een smartphone) of iets dat de gebruiker is (zoals een vingerafdruk). Het doel van MFA is om de beveiliging te verhogen door het voor aanvallers moeilijker te maken om toegang te krijgen tot een doelsysteem.
De Werking
MFA werkt door de gebruiker te vragen om meerdere bewijzen van identiteit te leveren. Bijvoorbeeld, na het invoeren van een wachtwoord (iets dat de gebruiker weet), kan een systeem dat MFA gebruikt, de gebruiker vragen om een code in te voeren die naar zijn of haar smartphone is gestuurd (iets dat de gebruiker heeft). Alleen als beide stappen correct zijn voltooid, krijgt de gebruiker toegang tot het systeem. Gekende systemen hoeven niet steeds opnieuw deze extra stap te doorlopen. 
De Noodzaak
MFA is noodzakelijk omdat wachtwoorden alleen niet langer voldoende zijn om systemen te beveiligen. Cyberaanvallen worden steeds geavanceerder en wachtwoorden kunnen worden gestolen, geraden of gekraakt. Door meerdere verificatiemethoden te vereisen, maakt MFA het veel moeilijker voor een aanvaller om ongeautoriseerde toegang te krijgen, zelfs als ze een wachtwoord hebben verkregen. Het is een essentieel onderdeel van een robuuste beveiligingsstrategie.
selectchevron-down